Kiinteistön huoltosopimukseen kuuluu tavallisesti jatkuvia ja päivittäisiä huoltotoimenpiteitä, kuten ulkoalueiden hoito, kiinteistöhuolto sekä teknisten järjestelmien hoito. Myös siivouksesta ja jätehuollosta on omat sopimuksensa.
Huoltosopimuksen sisällön tulee perustua taloyhtiön todelliseen tarpeeseen, ja se tulee suunnitella aina tapauskohtaisesti. Tehtävät on mitoitettava siten, että rakennuksessa olevat yhteiset tilat sekä ulkoalueet pysyvät turvallisina ja esteettöminä ympäri vuoden. Rakennuksen tekniikan tulee pysyä sellaisessa kunnossa, että sen avulla voidaan luoda hyvät sisäolosuhteet vuoden jokaisena päivänä.
Huoltosopimuksessa määritellään myös rakennuksen energiatehokkuuteen vaikuttavien asioiden tarkkailusta.
Tarkka tarjouspyyntö
Jo tarjouspyyntöä laadittaessa on mietittävä, mitkä toimenpiteet kuuluvat kiinteään veloitukseen ja mistä taas voidaan maksaa erikseen. Tarjouspyynnön epätäsmällisyydet ja puutteet aiheuttavat tarjouksen tekovaiheessa virheitä ja tulkintoja, jotka pahimmillaan seuraavat myös huoltosopimukseen.
Jos tarjouspyynnössä ei mainita jotain tehtävää, se jää sopimuksen ulkopuolelle. Ylimitoitus taas aiheuttaa ylimääräistä kulua.
Tarjouspyyntöä laadittaessa on myös mietittävä millä kriteereillä tarjouksia arvioidaan. Hinta on toki yksi valintakriteeri, mutta laadulliset tekijät ovat pitkällä tähtäimellä kestävämpiä perusteita.
Tarjousten vertailtavuutta voidaan helpottaa käyttämällä valmiita tarjouspyyntölomakkeita ja tehtäväluetteloita.
Sopimuksen valvonta
Tehdyn sopimuksen mukaisten palvelujen toteutumista tulee valvoa. Tilaajan velvollisuutena on valvoa ja palveluntuottajan tehtävänä on tarkkailla laatua.
Yhteisesti sovittujen kiinteistönhoidon laatumittarien avulla voidaan tehdyn työn laatua arvioida. Mittareista ja niiden sisällöstä on hyvä kertoa myös talon asukkaille, näin vältytään turhilta reklamaatioilta. Tilaajan ja palveluntuottajan on hyvä pitää vuosittain ainakin yksi kehityskeskustelu, jonka avulla toimintaa kehitetään.
